監査・内部統制担当の方へ
棚卸しを、
年に一度から常時へ。
外部パートナーのIDは、ISMS や J-SOX の監査で必ず問われる領域です。Tactna は申請から削除までのすべてのイベントを記録し、未ログインを検知して自動でロック。棚卸しの実行と結果を証跡として残し、監査人に提出できるレポートをワンクリックで出力します。
棚卸しを、
導入企業・団体（TC3 認証サービスのご利用を含む）
課題
証跡が、
メールと台帳に、
散らばっている。
監査の前に、集める作業から始まる。
外部IDの棚卸しは、年に一度、アプリごとのユーザー一覧を Excel に集め、パートナーに確認して、返事を待つ作業です。承認の証跡は申請メール、削除の記録は共有フォルダの台帳。監査人に説明できる形にするだけで数日かかります。
- 年1回棚卸しの頻度が、監査の頻度年に一度しか棚卸しできないなら、残りの 11 ヶ月は把握していない期間です。
- 数日証跡を集めるのに、数日誰がいつ承認し、いつ削除したか。メールと台帳から拾い集め、突き合わせる。
- 未回答返事のない行は、そのままパートナーに送った確認に返事がなければ、そのIDは「不明」のまま残ります。
解決の流れ
課題ごとに、
何がどう変わるか。
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01
年に一度の棚卸し
BeforeExcel を送り、返事を待ち、突き合わせる。
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02
証跡が散在
Before申請メール、台帳、アプリのログを集める。
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03
監査レポートの作成
Before集めた材料を手で整形する。
その業務の一日
導入後の、
3 つの場面。
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Scene 01
四半期の棚卸しを実行する日
管理画面で Audit Run を実行。128 チーム、3,842 ID の状態が確定し、90 日未ログインの 212 件がロック対象として一覧に出る。実行者と日時が記録される。
Excel を送らない。返事を待たない。
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Scene 02
パートナーからの回答が揃った日
在籍確認に対して、パートナーの管理者が Portal で回答する。「退職」の 37 件は削除の予約へ、「在籍」の 160 件は再有効化。未回答の 15 件は期限後に削除の予約へ。
判断はパートナーが行い、その記録が残る。
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Scene 03
監査人に提出する日
期間を指定して監査レポートを出力。棚卸しの結果、ロック・削除の実績、ポリシーの変更履歴が一冊に。監査人の追加質問には Activity Log を検索して答える。
準備に数日かけない。
よくある質問
導入前に、
よく聞かれること。
J-SOX や ISMS の監査で、どの証跡が出せますか？
申請・承認・追加・変更・ロック・削除・ポリシー変更のすべてのイベント、棚卸し（Audit Run）の実行記録と結果、パートナーの在籍回答。期間・チーム・イベントで絞り込んで CSV と PDF に出力できます。
ログは改ざんできない形で保持されますか？
追記のみで、編集も削除もできません。保持期間はプランに応じて 1〜7 年です。
パートナーが在籍確認に答えない場合は？
期限を過ぎた未回答は削除の予約に入ります。期限は 7〜60 日で設定でき、未回答であったこと自体も記録されます。
従業員の IGA と、監査上どう整理しますか？
従業員は IGA、外部パートナーは Tactna と対象を分け、それぞれの証跡を提出します。Tactna のレポートは外部IDの統制を独立して説明できる構成です。